Por ser uma ferramenta de comunicação oficial, o uso será restrito às pessoas envolvidas no processo e focada exclusivamente para comunicação profissional, permitindo aos gestores a desinstalação de outras ferramentas abertas a comunidades como Skype, GTalk, entre outras.
Por utilizar muitas ferramentas web, o leiaute do projeto está sendo idealizado para ter os mesmos itens de maleabilidade das caixas de mensagem já amplamente definidas nos webmails, o que auxiliará no aprendizado e manuseio.
A ferramenta permite vários encadeamentos de comunicação, porém serão liberados somente quatro níveis de atuação que atenderá:
- JB > Franquias.
- Franquias > Contratantes da Ferramenta e
- Contratantes da Ferramenta > Seus clientes.
A comunicação vertical de cima para baixo é livre, porém, a comunicação de baixo para cima deverá obedecer a estrutura hierárquica. Assim: se um cliente do escritório enviar uma comunicação para cima, somente poderá fazê-lo para os usuários do Escritório. O usuário do escritório poderá adicionar ao protocolo um usuário da Franquia, que por sua vez poderá adicionar um usuário da JB.
Estas são as possibilidades de convergência das comunicações em qualquer modalidade:
- Entre Empresas Contábeis e seus clientes.
- Franquias JB e Empresas usuárias das aplicações da JB1.
- JB e Franquias JB2.

Muitos são os documentos que se encontram no escritório que precisam, frequentemente, ser fotocopiados para envio aos empresários, como por exemplo:
- Contrato Social e suas alterações.
- Balanços e balancetes.
- Negativas.
- Fichas informativas com dados cadastrais, etc.
Com esta ferramenta é possível adicionar os documentos digitalizados em um protocolo tipado, indicando que os documentos anexados não devem ser excluídos ao ser finalizados ou indicando um prazo maior de exclusão e encaminhar o protocolo aos gestores da empresa. Desta forma, a qualquer tempo, qualquer um dos usuários indicado no protocolo poderá pesquisá-los e baixar os arquivos, assim como imprimi-los.

A necessidade financeira governamental e disposições de normas contábeis têm ampliado em demasia os encargos dos profissionais contábeis.
O aumento da carga combinado com a ânsia tributária e financeira dificulta o atendimento das obrigações, pois as deixa mais complexas, o que demanda maior tempo de atuação nos processos. Isto, ainda combinado com o encurtamento considerável dos prazos das obrigações e dos vencimentos dos tributos, vêm dificultando ainda mais os processos operacionais do setor.
Estes fatores, agregados à responsabilidade solidária profissional, têm ampliado os encargos e deveres da classe.
Com isto cresce o legado dos profissionais contábeis e exige agilidade, rapidez e segurança no recebimento e envio de documentos relativos ao ofício.
Pergunte-se, profissional da área, se não é comum no dia de vencimento ter que mandar o office boy entregar guias para que o cliente vá correndo ao banco fazer o pagamento?
É claro que isto pode ser solucionado com o envio de um e-mail, mas não é natural o cliente dizer que:
- Não foi enviado.
- Não recebeu.
- Caiu na caixa de spam.
Assim, este produto foi idealizado para minimizar o custo operacional e permitir o envio de guias e documentos em tempo recorde para evitar algumas cenas comuns como estas.
Imagine-se podendo enviar estes documentos com um clique e, de quebra, poder acompanhar cada processo com hora, minuto e segundo:
- Quem está relacionado do protocolo.
- Quem visualizou.
- Quem imprimiu.
- Quais protocolos ainda não foram lidos e assim por diante.
Já pensou em quanto isto reduzirá o seu risco com atividades externas?
Consegue dimensionar como isto vai diminuir o seu estresse?
Isto não o deixaria mais tranquilo?

Um dos itens mais difíceis atualmente é fazer com que os clientes das Empresas Contábeis reúnam todos os documentos eletrônicos emitidos por terceiros e os encaminhem para a escrituração, a fim de aproveitar todos os dados por meio de importação eletrônica em lugar da digitação manual.
Por meio desta ferramenta o contador ou empresa poderá iniciar um protocolo de baixa de xml das NF-e, para que a empresa, na máquina que possua o certificado, possa acessar via Web este protocolo e processar a baixa de todos os documentos diretamente do portal da NF-e.
Como para baixa os xmls é necessária a cientificação das operações, caso estas não tenham sido realizadas, o procedimento permitirá que o empresário confirme ou negue o negócio, para então salvar os arquivos.
Os dados básicos dos documentos serão armazenados em banco, o que permitirá pesquisa por emitente e períodos, entre outras funções.
Os arquivos podem ser baixados em qualquer outra máquina pela pessoa que possui acesso ao protocolo, neste caso, o escritório contábil.
Dentro da aplicação JB Cepil será implantada a importação de forma direta do protocolo. Assim o sistema baixará os arquivos e os carregará automaticamente para manutenção e consistência, como é realizado hoje por meio de arquivos disponíveis na máquina.

A empresa pode adicionar seus xml de documentos de emissão própria diretamente no protocolo para baixa no escritório e ou importação direta pelo sistema.

A contratação de toda esta ferramenta é mediante a alocação de espaço físico. Assim, caso a empresa desejar manter seus documentos eletrônicos pelo prazo legal, basta não excluir os arquivos dos protocolos.